Dokumentation och rutiner
Kan vi förändra våra rutiner för utredning och dokumentation så att socialsekreterare får mer tid med sina klienter?
Varför?
Socialsekreterare upplever att de har många administrativa arbetsuppgifter som tar tid från klientarbetet.
Hur?
Med innovationsgrupper som modell har socialförvaltningens utvecklare samlat in medarbetarnas idéer för att ta reda på vad som är möjligt att genomföra inom förvaltningen såväl som på ett nationellt plan.
Vilka deltar?
Ett team med socialsekreterare från utredning och uppföljning på Barn, unga och familj. Bland annat har socialsekreterare fått föra dagbok, för att notera störande moment i arbetsvardagen.
Resultat
Vi har hittat en rad förbättringsåtgärder, som kan delas in i tre huvudgrupper:
- De som beror på funktioner i våra datasystem.
- De som beror på interna rutiner (skrivna och oskrivna) och processer.
- De som berör juridiska skyldigheter och möjligheter kring våra utredningar.
Åtgärder
Vi har bildat en arbetsgrupp bestående av utvecklare, jurist, kvalitetssamordnare, procapitaansvarig och en socialsekreterare som analyserar och bereder frågan, samt gör en projektplan. Gruppen har gjort följande:
- granskat akter från vuxenverksamheten för att hitta mönster i dokumentationsrutiner
- analyserat arbetsrutiner hos en handläggare på Vuxen som har hög effektivitet i sitt arbete
- granskat vilka Lex Sarah-utredningar som kan peka på brister i rutiner för dokumentation
- testat ett nytt system på Vuxen för att bedöma ärendens tyngd och tidsåtgång, för att underlätta överblick och överlämning till arbetsledaren, Fyrfältaren.
- genomfört ett försök med ett utredningsteam på Barn, unga och familj, som identifierat vilka problem de upplevde i sitt dagliga dokumentationsarbete
- löst några tekniska frågor i Procapita, för att underlätta för handläggarna:
- behörighet för familjerätten att läsa utredningar från Barn, unga och familj
- möjlighet att skriva ut journaler i omvänd ordning.
Kontakt
Anne Eskilsson, utvecklare socialförvaltningen
telefon: 042-10 64 22
e-post: anne.eskilsson@helsingborg.se