Dokumentation och rutiner (avslutat)
Projektet gick ut på att förändra våra rutiner för utredning och dokumentation så att socialsekreterare skulle få mer tid med sina klienter.
Varför?
Socialsekreterare upplever att de har många administrativa arbetsuppgifter som tar tid från klientarbetet.
Hur?
Med innovationsgrupper som modell har socialförvaltningens utvecklare samlat in medarbetarnas idéer för att ta reda på vad som är möjligt att genomföra inom förvaltningen såväl som på ett nationellt plan.
Vilka deltog?
Ett team med socialsekreterare från utredning och uppföljning på Barn, unga och familj var referensgrupp i projektet. Bland annat fick socialsekreterare föra dagbok, för att notera störande moment i arbetsvardagen.
Resultat
Vi hittade en rad förbättringsåtgärder, som kunde delas in i tre huvudgrupper:
- De som berodde på funktioner i våra datasystem.
- De som berodde på interna rutiner (skrivna och oskrivna) och processer.
- De som berörde juridiska skyldigheter och möjligheter kring våra utredningar.
Åtgärder
Vi bildade en arbetsgrupp bestående av utvecklare, jurist, kvalitetssamordnare, systemadministratör och en socialsekreterare som analyserade och beredde frågan, samt gjorde en projektplan. Gruppen har gjort följande:
- granskat akter från vuxenverksamheten för att hitta mönster i dokumentationsrutiner
- analyserat arbetsrutiner hos en handläggare på Vuxen som har hög effektivitet i sitt arbete
- granskat vilka lex Sarah-utredningar som kan peka på brister i rutiner för dokumentation
- testat ett nytt system på Vuxen för att bedöma ärendens tyngd och tidsåtgång, för att underlätta överblick och överlämning till arbetsledaren, Fyrfältaren.
- genomfört ett försök med ett utredningsteam på Barn, unga och familj, som identifierat vilka problem de upplevde i sitt dagliga dokumentationsarbete
- löst några tekniska frågor i Procapita, för att underlätta för handläggarna:
- behörighet för familjerätten att läsa utredningar från Barn, unga och familj
- möjlighet att skriva ut journaler i omvänd ordning.
Kontakt
Anne Eskilsson, utvecklare socialförvaltningen
telefon: 042-10 64 22
e-post: anne.eskilsson@helsingborg.se