Under hösten 2018 har Idéslussen testat att arbeta med idéer hos socialförvaltningen på ett koncentrerat sätt. Under sex veckor har sex grupper av medarbetare utforskat, testat och skalat upp idéer. Här berättar Idéslussen om vilka erfarenheter de tar med och vad som händer framöver.
Socialförvaltningen jobbar mycket med tjänstelogik och brukarmedverkan. Idéslussen har gjort många tester med medarbetare på förvaltningen som passar in i de arbetssätten. Syftet med Bootcamp var att testa ett koncentrerat sätt att bedriva utveckling av hur förvaltningen arbetar.
Vi förberedde oss för Bootcamp genom att göra en kampanj för att samla in förslag på idéer att testa. Samtidigt öppnade vi också en anmälan för medarbetare som ville delta i Bootcamp och testa med oss. Vi ordnade ett rådsmöte med brukarutvecklare och medarbetare från olika verksamheter i förvaltningen för att välja ut prioriterade förslag. Två veckor före starten av Bootcamp höll vi en omröstning på socialförvaltningens medarbetardagar där alla medarbetare var med och bestämde vilka förslag som skulle testas.
Arbetssätt
Arbetssättet som vi testade i Bootcamp var att jobba med förslag i kategorierna utforska, testa och skala upp.
- Utforska handlade om att lära sig mer om brukares upplevelser.
- Testa handlade om att göra enkla tester av specifika idéer.
- Skala upp handlade om att sprida arbetssätt som fungerar bra till fler medarbetare.
Varje kategori innehöll två förslag och två arbetsgrupper, en för varje förslag. Vi i Idéslussen var coacher för varsin kategori. Arbetsgrupperna samlades med sina coacher under två timmar varje fredag under fem veckor.
De utvalda förslagen
De här sex förslagen har vi jobbat med i Bootcamp.
Utforska
- Upplevelsen att chatta och kommunicera digitalt med socialförvaltningen
- Ungas upplevelse av att ta till våld
Testa
- Kortare utredningar med mindre upprepning för brukare
- Fortbildning inom till exempel psykisk ohälsa och missbruk, som går att tillämpa direkt i möten med brukare
Skala upp
- Att brukare har en ansvarig kontaktperson som jobbar enligt case management-metoden
- Att ge behandling hemma hos brukare (så kallade hemmahosare)
Vad händer nu?
Att utforska upplevelsen av att chatta och kommunicera digitalt med socialtjänsten
Förslaget är att teamet borde presentera insikterna från utforskningen till socialförvaltningens enheter och hämta in feedback, om det finns intresse att ta idén vidare till en prototyp.
Att utforska ungas upplevelse av att ta till våld
Teamet samlade bra insikter och kan troligtvis samarbeta med Idéslussen för att skapa något att testa.
Att testa kortare utredningar med mindre upprepningar för brukare
Anna och Anneli vill jobba vidare med socialförvaltningens test för samskapande, “Lab 3.0” och eventuellt ta stöd av Idéslussen. Fortsatta tester kommer att göras inom Lab 3.0.
Att testa fortbildning inom till exempel psykisk ohälsa och missbruk, som går att tillämpa direkt i möten med brukare
Anette, Helena o Jhana håller på att boka in en föreläsare i krishantering i januari/februari och att bjuda in föreläsningsdeltagare.
Att brukare har en ansvarig kontaktperson som jobbar enligt case management-metoden
Carin, Ann och Alexandra testar case management med två familjer. Idéslussen ska följa upp och se vilka sorts stöd teamet behöver för att genomföra ett test.
Att ge behandling hemma hos brukare (så kallade hemmahosare)
Joachim och Veronica sammanställer vad de lärt sig om arbetssättet hemmahosare, som har en lång och komplicerad historia i förvaltningen. Flera kollegor vill ta del av deras insikter.
Tre saker som funkade bra med Bootcamp
Att arbeta i förvirring
Både vi i Idéslussen och medarbetarna som var med i Bootcamp hade en positiv upplevelse av att inte alltid ha full koll. Vi kunde ta oss framåt och ändra riktning i arbetet smidigare när vi inte planerade allt från början.
Intervjuer
Intervjuer gav aha-upplevelser. Att träffa personer som berörs av förslaget, oavsett om det är brukare eller kollegor, var effektivt för arbetsgrupperna. Intervjuer eller deltagande observationer hjälpte deltagarna att förstå, bli inspirerade och engagera sig ännu mer.
Samarbete över gränserna
Genom att arbetsgrupperna i Bootcamp innehöll medarbetare från olika verksamheter lyckades vi skapa gränsöverskridande praktiska samarbeten. Tack vare den begränsade tiden för att lösa uppgifterna i Bootcamp undvek arbetsgrupperna att fastna i onödigt långa diskussioner om hur de skulle samverka och koordinera sig.
Tre saker som inte funkade bra
Berättande och dokumentation
Vi har inte lyckats publicera så mycket om arbetet i Bootcamp, vaken under eller efter att det ägde rum, som vi siktade på. Vi har inte dokumenterat arbetet på något strukturerat sätt, utan bara fångat det som vi behövde för att kunna arbeta vidare.
Tiden
Två timmar i veckan är för sårbart. Arbetsgrupperna hade inte möjlighet att få upp momentum. Några av grupperna hade en ny laguppställning varje vecka och de förlorade värdefull tid på överlämningar och återblickar.
Vaga förslag
Förslagen var för vaga och tunna. Processen som vi designade för att samla in och välja ut förslag till Bootcamp var för lång och komplex. Vi kom långt ifrån förslagsgivaren och blev utmattade redan innan Bootcamp startat. När grupperna började arbeta fick de lägga mycket tid på att förstå bakgrunden till sitt ämne.
Våra lärdomar från Bootcamp
Vi definierar lärdomar som sådant vi vet nu men som vi inte visste förut. Det är inte saker som går att agera direkt på, men ändå insikter som är viktiga för oss att ta med oss.
- Vi som coacher uppfattades som lärare. Ibland förväntade sig deltagarna att vi skulle komma med färdig kunskap att lära ut.
- “Vi på SOF är fyrkantiga.” Många deltagare i Bootcamp fick djupare insikt om hur utomstående upplever dem och organisationen.
- Att testa och skala upp är oförutsägbart. Arbetet med förslagen i kategorin utforska gick mer eller mindre som vi förutsett. Testa och skala upp bjöd på fler överraskningar och slutade längre ifrån våra förväntningar.
- Engagerade medarbetare har svårt att frigöra tid. Det är medarbetarens egna prioriteringar och pliktkänsla som gör det svårt för dem att ägna sig åt något som Bootcamp. Det handlar inte så mycket om att få chefens godkännande som vi trodde.
Att göra annorlunda till nästa Bootcamp
Vi tar med oss en mängd saker som vi eller andra som ska göra något liknande bör tänka på. Vår främsta utveckling av konceptet är att vi vill testa att göra nästa version av Bootcamp på heltid och dra ihop det till en fokuserad vecka.
- Göra bara tester, ta bort kategorierna utforska och skala upp.
- Kör en vecka mer intensivt istället för uppdelat.
- Gör mer för att bygga upp gruppkänslan i arbetsgrupperna.
- Se till att förslagen som skickas in är fylligare.
- Ha med en uttalad medorganisatör från förvaltningen.
- Ge arbetsgrupperna en liten budget som måste spenderas i Bootcamp.
- Planera kommunikationen tillsammans med förvaltningen tidigt.
- Se till att Bootcamp finns med i alla kalendrar och tidsplaner hos förvaltningen så fort det är bestämt när det ska äga rum.
- Planera för och jobba på vad som händer med projekten efter slutpresentationerna.
- Förvarna och tryck på förvaltningen att engagera sig mer i efterarbetet.
- Se till att fler från förvaltningen som inte deltagit i Bootcamp är med på slutpresentationer eller liknande.
Rekommendationer till socialförvaltningen
Idéslussen vill ge följande råd till socialförvaltningen i det fortsatta utvecklingsarbetet.
- Våga testa mer radikalt. Starka normer, etablerade rutiner och försiktiga beslutsfattare gör det svårare att testa nytt. Förenkla och skala ner istället för att backa på hur mycket ett test utmanar status quo. Men det gäller förstås att alltid ha full respekt för brukare och lagstiftning.
- Ordna mer umgänge och utbyte mellan personer som inte jobbar tillsammans dag till dag. En av de mer oförutsedda vinsterna med Bootcamp är att många medarbetare som tidigare var obekanta har lärt känna varandra och varandras arbete. Detta är positivt för både utvecklingsarbete och löpande verksamhet i förvaltningen.
- Förenkla istället för att stressa. Det är inget idé att höja tempot ytterligare. Bootcamp har till stor del handlat om att hitta sätt att göra mindre än vi brukar istället för att göra mer. Vi har gjort saker enklare, mer småskaligt och mindre formellt istället för att hetsa på att göra snabbare.
- Sätt konkreta leveransmål för utvecklingsprojekt. Deltagarna i Bootcamp uppskattade att de flesta förslagen på något sätt kom till konkret uttryck. Det gick inte att säga från början vad det exakta resultatet av arbetet skulle bli. Men eftersom målen för arbetet i varje kategori var specifika kunde vi ändå leverera påtagliga resultat.
- Låt alla vara med och testa, även chefer. Alla medarbetare har något att bidra med till en arbetsgrupp som ska testa. Testandet går bäst när vi lägger våra vanliga titlar och uppgifter åt sidan och samlas för att lära oss.
Vad är Idéslussen?
Idéslussen är en del av Hbg Works, Helsingborgs stads accelerator för stadsutveckling. Vi jobbar med att testa medarbetares idéer tillsammans med dem. Vår princip är att testa enkelt och småskaligt, för att lära oss vad som funkar så snabbt som möjligt. Du kan läsa mer om Idéslussen här.
