Idéslussens Bootcamp hos socialförvaltningen – resultat och fortsättning

Under hösten 2018 har Idéslussen testat att arbeta med idéer hos socialförvaltningen på ett koncentrerat sätt. Under sex veckor har sex grupper av medarbetare utforskat, testat och skalat upp idéer. Här berättar Idéslussen om vilka erfarenheter de tar med och vad som händer framöver.

Socialförvaltningen jobbar mycket med tjänstelogik och brukarmedverkan. Idéslussen har gjort många tester med medarbetare på förvaltningen som passar in i de arbetssätten. Syftet med Bootcamp var att testa ett koncentrerat sätt att bedriva utveckling av hur förvaltningen arbetar.

Vi förberedde oss för Bootcamp genom att göra en kampanj för att samla in förslag på idéer att testa. Samtidigt öppnade vi också en anmälan för medarbetare som ville delta i Bootcamp och testa med oss. Vi ordnade ett rådsmöte med brukarutvecklare och medarbetare från olika verksamheter i förvaltningen för att välja ut prioriterade förslag. Två veckor före starten av Bootcamp höll vi en omröstning på socialförvaltningens medarbetardagar där alla medarbetare var med och bestämde vilka förslag som skulle testas.

Arbetssätt

Arbetssättet som vi testade i Bootcamp var att jobba med förslag i kategorierna utforska, testa och skala upp.

  • Utforska handlade om att lära sig mer om brukares upplevelser.
  • Testa handlade om att göra enkla tester av specifika idéer.
  • Skala upp handlade om att sprida arbetssätt som fungerar bra till fler medarbetare.

Varje kategori innehöll två förslag och två arbetsgrupper, en för varje förslag. Vi i Idéslussen var coacher för varsin kategori. Arbetsgrupperna samlades med sina coacher under två timmar varje fredag under fem veckor.

De utvalda förslagen

De här sex förslagen har vi jobbat med i Bootcamp.

Utforska

  • Upplevelsen att chatta och kommunicera digitalt med socialförvaltningen
  • Ungas upplevelse av att ta till våld

Testa

  • Kortare utredningar med mindre upprepning för brukare
  • Fortbildning inom till exempel psykisk ohälsa och missbruk, som går att tillämpa direkt i möten med brukare

Skala upp

  • Att brukare har en ansvarig kontaktperson som jobbar enligt case management-metoden
  • Att ge behandling hemma hos brukare (så kallade hemmahosare)

Vad händer nu?

Att utforska upplevelsen av att chatta och kommunicera digitalt med socialtjänsten

Förslaget är att teamet borde presentera insikterna från utforskningen till socialförvaltningens enheter och hämta in feedback, om det finns intresse att ta idén vidare till en prototyp.

Att utforska ungas upplevelse av att ta till våld

Teamet samlade bra insikter och kan troligtvis samarbeta med Idéslussen för att skapa något att testa.

Att testa kortare utredningar med mindre upprepningar för brukare

Anna och Anneli vill jobba vidare med socialförvaltningens test för samskapande, “Lab 3.0” och eventuellt ta stöd av Idéslussen. Fortsatta tester kommer att göras inom Lab 3.0.

Att testa fortbildning inom till exempel psykisk ohälsa och missbruk, som går att tillämpa direkt i möten med brukare

Anette, Helena o Jhana håller på att boka in en föreläsare i krishantering i januari/februari och att bjuda in föreläsningsdeltagare.

Att brukare har en ansvarig kontaktperson som jobbar enligt case management-metoden

Carin, Ann och Alexandra testar case management med två familjer. Idéslussen ska följa upp och se vilka sorts stöd teamet behöver för att genomföra ett test.

Att ge behandling hemma hos brukare (så kallade hemmahosare)

Joachim och Veronica sammanställer vad de lärt sig om arbetssättet hemmahosare, som har en lång och komplicerad historia i förvaltningen. Flera kollegor vill ta del av deras insikter.

Tre saker som funkade bra med Bootcamp

Att arbeta i förvirring

Både vi i Idéslussen och medarbetarna som var med i Bootcamp hade en positiv upplevelse av att inte alltid ha full koll. Vi kunde ta oss framåt och ändra riktning i arbetet smidigare när vi inte planerade allt från början.

Intervjuer

Intervjuer gav aha-upplevelser. Att träffa personer som berörs av förslaget, oavsett om det är brukare eller kollegor, var effektivt för arbetsgrupperna. Intervjuer eller deltagande observationer hjälpte deltagarna att förstå, bli inspirerade och engagera sig ännu mer.

Samarbete över gränserna

Genom att arbetsgrupperna i Bootcamp innehöll medarbetare från olika verksamheter lyckades vi skapa gränsöverskridande praktiska samarbeten. Tack vare den begränsade tiden för att lösa uppgifterna i Bootcamp undvek arbetsgrupperna att fastna i onödigt långa diskussioner om hur de skulle samverka och koordinera sig.

Tre saker som inte funkade bra

Berättande och dokumentation

Vi har inte lyckats publicera så mycket om arbetet i Bootcamp, vaken under eller efter att det ägde rum, som vi siktade på. Vi har inte dokumenterat arbetet på något strukturerat sätt, utan bara fångat det som vi behövde för att kunna arbeta vidare.

Tiden

Två timmar i veckan är för sårbart. Arbetsgrupperna hade inte möjlighet att få upp momentum. Några av grupperna hade en ny laguppställning varje vecka och de förlorade värdefull tid på överlämningar och återblickar.

Vaga förslag

Förslagen var för vaga och tunna. Processen som vi designade för att samla in och välja ut förslag till Bootcamp var för lång och komplex. Vi kom långt ifrån förslagsgivaren och blev utmattade redan innan Bootcamp startat. När grupperna började arbeta fick de lägga mycket tid på att förstå bakgrunden till sitt ämne.

Våra lärdomar från Bootcamp

Vi definierar lärdomar som sådant vi vet nu men som vi inte visste förut. Det är inte saker som går att agera direkt på, men ändå insikter som är viktiga för oss att ta med oss.

  • Vi som coacher uppfattades som lärare. Ibland förväntade sig deltagarna att vi skulle komma med färdig kunskap att lära ut.
  • “Vi på SOF är fyrkantiga.” Många deltagare i Bootcamp fick djupare insikt om hur utomstående upplever dem och organisationen.
  • Att testa och skala upp är oförutsägbart. Arbetet med förslagen i kategorin utforska gick mer eller mindre som vi förutsett. Testa och skala upp bjöd på fler överraskningar och slutade längre ifrån våra förväntningar.
  • Engagerade medarbetare har svårt att frigöra tid. Det är medarbetarens egna prioriteringar och pliktkänsla som gör det svårt för dem att ägna sig åt något som Bootcamp. Det handlar inte så mycket om att få chefens godkännande som vi trodde.

Att göra annorlunda till nästa Bootcamp

Vi tar med oss en mängd saker som vi eller andra som ska göra något liknande bör tänka på. Vår främsta utveckling av konceptet är att vi vill testa att göra nästa version av Bootcamp på heltid och dra ihop det till en fokuserad vecka.

  • Göra bara tester, ta bort kategorierna utforska och skala upp.
  • Kör en vecka mer intensivt istället för uppdelat.
  • Gör mer för att bygga upp gruppkänslan i arbetsgrupperna.
  • Se till att förslagen som skickas in är fylligare.
  • Ha med en uttalad medorganisatör från förvaltningen.
  • Ge arbetsgrupperna en liten budget som måste spenderas i Bootcamp.
  • Planera kommunikationen tillsammans med förvaltningen tidigt.
  • Se till att Bootcamp finns med i alla kalendrar och tidsplaner hos förvaltningen så fort det är bestämt när det ska äga rum.
  • Planera för och jobba på vad som händer med projekten efter slutpresentationerna.
  • Förvarna och tryck på förvaltningen att engagera sig mer i efterarbetet.
  • Se till att fler från förvaltningen som inte deltagit i Bootcamp är med på slutpresentationer eller liknande.

Rekommendationer till socialförvaltningen

Idéslussen vill ge följande råd till socialförvaltningen i det fortsatta utvecklingsarbetet.

  • Våga testa mer radikalt. Starka normer, etablerade rutiner och försiktiga beslutsfattare gör det svårare att testa nytt. Förenkla och skala ner istället för att backa på hur mycket ett test utmanar status quo. Men det gäller förstås att alltid ha full respekt för brukare och lagstiftning.
  • Ordna mer umgänge och utbyte mellan personer som inte jobbar tillsammans dag till dag. En av de mer oförutsedda vinsterna med Bootcamp är att många medarbetare som tidigare var obekanta har lärt känna varandra och varandras arbete. Detta är positivt för både utvecklingsarbete och löpande verksamhet i förvaltningen.
  • Förenkla istället för att stressa. Det är inget idé att höja tempot ytterligare. Bootcamp har till stor del handlat om att hitta sätt att göra mindre än vi brukar istället för att göra mer. Vi har gjort saker enklare, mer småskaligt och mindre formellt istället för att hetsa på att göra snabbare.
  • Sätt konkreta leveransmål för utvecklingsprojekt. Deltagarna i Bootcamp uppskattade att de flesta förslagen på något sätt kom till konkret uttryck. Det gick inte att säga från början vad det exakta resultatet av arbetet skulle bli. Men eftersom målen för arbetet i varje kategori var specifika kunde vi ändå leverera påtagliga resultat.
  • Låt alla vara med och testa, även chefer. Alla medarbetare har något att bidra med till en arbetsgrupp som ska testa. Testandet går bäst när vi lägger våra vanliga titlar och uppgifter åt sidan och samlas för att lära oss.

Vad är Idéslussen?

Idéslussen är en del av Hbg Works, Helsingborgs stads accelerator för stadsutveckling. Vi jobbar med att testa medarbetares idéer tillsammans med dem. Vår princip är att testa enkelt och småskaligt, för att lära oss vad som funkar så snabbt som möjligt. Du kan läsa mer om Idéslussen här.

Att vilja vidare till ett meningsfullt liv

Det vilande projektet fritidsbank/sportotek har börjat leva igen. En stor del i det har Bengt Nilsson, som har engagerat sig och på eget initiativ kontaktat olika berörda förvaltningar för att dra igång frågan. Här ger han sina tankar om varför projektet är så viktig för honom.

Text: Bengt Nilsson

När en individ hamnar i ett utanförskap av något slag, finns där tillfällen som en medvetenhet väcks: “Det här är inte rätt! Jag har hittat fel.”

När jag som hemlös kommer till Fenix trött, sliten och ledsen över mitt liv, över hur jag lever och vem jag är, då får jag en glimt utav verkligheten. Här är individen formbar och sårbar. Då gäller det att ha personal som kan tyda signalerna.

Här skulle vi haft någon form av lättare arbetssysslor som ett alternativ. Vi kan fånga upp individens motivation till att vilja något annat. En sysselsättning där individen blir delaktig i ett sammanhang utanför drogen. En meningsfull sysselsättning.

Mervärdet av delaktigheten leder till att självkänslan byggs på.

Förhoppningsvis vill individen sedan vidare genom andra insatser.

Vad är fritidsbank/sportotek?

Det innebär att samla in sport- och fritidsartiklar som inte används och låna ut dem till allmänheten, som på ett bibliotek. Detta för att bidra till ett hållbart återbruk och till att fler får möjlighet att prova på olika idrotter och fritidsaktiviteter utan att behöva köpa dyr utrustning.

Förslaget som diskuteras nu är att Fritid Helsingborg tar hand om utlåningsdelen, tillsammans med skolor, fritidsgårdar och idrottsföreningar. Arbetsmarknadsförvaltningen och socialförvaltningen kan samtidigt, tillsammans med frivilligorganisationer med social verksamhet, skapa sysselsättning för sina respektive målgrupper när det gäller insamling, sortering, tvättning, lagning och lagerhållning av artiklar till utlåningsställena.

Du kan läsa mer om det tidigare projektet här.

Kartläggning av aktivitetsbehov hos utsatta grupper

Socialförvaltningen och arbetsmarknadsförvaltningen kommer under 2019 att delta i ett forskningsprojekt tillsammans med Lunds universitet, om aktivitetsbehov för utsatta grupper.

Personer med psykisk ohälsa är en sårbar grupp och flera av dem har svårigheter med social inkludering och möjligheten till ett aktivt och meningsfullt vardagsliv. Ofta är arbete eller annan produktiv aktivitet ett eftersatt område för denna grupp. Projektet fokuserar på tre grupper som är särskilt intressanta på grund av deras behov av stöd till arbete eller annan aktivitet. Det kan handla om exempelvis arbetspraktik eller arbete i sociala kollektiv.

60 intervjuer

För Helsingborgs del omfattar projektet intervjuer med 60 brukare med missbruksproblem i steg ett, därefter kommer cirka 20 av dessa brukare att tillfrågas om att delta i en djupintervju. De medarbetare som deltar från förvaltningarna är Mia Berggren, Annette Ahlgren, Jessica Björklund, Eva Terek Olrog från socialförvaltningen samt Marie Bohlin och Cetinkaya Sabuha från arbetsmarknadsförvaltningen.

– Vi ser att detta är ett viktigt och omfattande forskningsprojekt för att staden ska kunna ta nästa steg i arbetet med att utveckla aktiviteter för en meningsfull vardag för de individer som är mest utsatta i vårt samhälle. Den slutgiltiga forskningsrapporten kommer att dröja till början av 2020 men vi hoppas kunna få vägledande rapporter under projektets gång, säger Björn Wäst, verksamhetsstrateg på socialförvaltningen.

Grund för framtida planering

De tre grupper som är i fokus i studien är de som förutom sin psykiska sjukdom och att de står utanför arbetsmarknaden: A) har missbruksproblematik, B) har invandrarbakgrund, C) är yngre än 30 år och har en psykosdiagnos.

För dessa grupper studeras behov och framtidsplaner för arbete, samt behov av stöd. Dessutom jämförs de tre grupperna i likheter och skillnader i behov, önskemål och stödbehov för produktiv aktivitet. Helsingborgs stads del i undersökningen rör enbart gruppen med missbruksproblematik.

– Produktiv aktivitet är central för människors självkänsla och återhämtning från psykisk sjukdom. Därför är den här forskningen viktig, ur både individens och samhällets synvinkel. Forskningsresultaten kommer att visa hur stöd till produktiv aktivitet bör utformas med hänsyn till olika gruppers behov. Den kunskap vi får från detta projekt kan ligga till grund för framtida planering av rehabilitering mot arbete för personer med psykisk ohälsa, särskilt i de tre målgrupperna, säger Else Ahlgren, strategisk utvecklare på arbetsmarknadsförvaltningen.

Välkommen till Gemensam utvecklingsgrupp 10 december om Plan för lika möjligheter

Måndagen den 10 december kommer Gemensam utvecklingsgrupp att handla om Helsingborgs stads Plan för lika möjligheter, det vill säga hur vi jobbar mot diskriminering och för inkludering och tillgänglighet för alla våra invånare.

Medverkar gör Mia Norberg-Nguyen, samhällsstrateg på Helsingborgs stad och Sandra Klinth från Antidiskrimineringsbyrån.

Tid: måndagen den 10 december, klockan 13:30-15:30

Plats: Fontänhuset Helsingborg, Norra strandgatan 8

Mötestider 2019

14/21 januari – datum och tema ej klart
11 februari – anhörigstöd
11 mars – tema ej klart

Gemensam Utvecklingsgrupp 12 november : Minnesanteckningar.

Den 12 e november träffades vi i gemensam utvecklingsgruppen för att samtala och diskutera kring hur boenden med särskild service för psykiskt funktionsnedsatta fungerar samt ta del av information kring vad som händer med LSS-verksamheten efter årsskiftet. Vi informerade även om vad de olika projekten inom brukarverksamheten har på agendan.

Länk till minnesanteckningar: Gemensam Utvecklingsgrupp 12 nov 2018

“Hur ska jag orka?” – föreläsning för anhöriga

Vård- och omsorgsförvaltningen bjuder in till föreläsning för anhöriga på stadsbiblioteket den 29 november.

Vad gör du när ansvar för, beroende av och kärlek till en annan människa blir en alldeles för tung börda? En föreläsning om att dela erfarenheter, hitta förhållningssätt och acceptans för det som inte går att förändra.

Lars Björklund är själavårdare och kaplan på Sigtunastiftelsen. Lars har under många år arbetat med sjuka människor och anhöriga till de drabbade. Det här arbetet och tidigare arbete som sjukhuspräst, har inneburit att han dagligen har kommit i kontakt med människors rädslor, utsatthet, drömmar, skam- och skuldkänslor, glädjeämnen och vilja till såväl närhet som till försoning.

Alla möten, och icke desto mindre samtal, har inspirerat Lars Björklund till att skriva flera böcker, bland annat ”Modet att ingenting göra” och ”Hur ska jag orka?”. Vid föreläsningen bjuder anhörigstödet även in till en samtalsserie för anhöriga, som tar avstamp i boken ”Hur ska jag orka?”.

Var? Helsingborgs stadsbibliotek, hörsalen, plan 2

När? Torsdagen den 29 november, klockan 17:00-18:30

Anmälan: anmäl dig via e-post till anhorigstod@helsingborg.se eller ring kontaktcenter på telefon 042-10 50 00. Fri entré.

Arrangör: vård- och omsorgsförvaltningen, Helsingborg stad

Broschyr om anhörigstöd i Helsingborgs stad med program för hösten 2018 (pdf)

Helsam bjuder in till kväll om socialt ansvarstagande

Helsam bjuder in till Helsamdagen - Tillsammans för ett godare Helsingborg den 22 november på Clarion Grand hotell. Det blir mingel och mat tillsammans med lokalt näringsliv, staden och föreningar.

Lokalt näringsliv presenterar sina tankar om socialt ansvarstagande. Staden presenterar sitt arbete och tankar om frågorna. Och föreningarna i Helsam välkomnas att mingla, presentera sitt arbete och skapa nya värdefulla kontakter!

Var: Clarion Grand Hotell, Helsingborg. Stortorget 8.

När: torsdag 22 november, klockan 16:30-18:00 (medlemsmöte Helsam klockan 18:00-19:00.)

Anmälan: Meddela din närvaro senast fredag den 16 november till martina.merlov@helsam.nu.

Helsam är en samverkansorganisation för föreningar i Helsingborg med social verksamhet. Du kan följa dem på Facebook,

Funktionell dumhet inom offentlig sektor – se dagens forskningsfrukost i efterhand

Du kan se dagens forskningsfrukost via Facebook. Mats Alvesson från Lunds universitet och författare till boken "Dumhetsparadoxen" föreläser om funktionell dumhet.

Vad är det som gör att begåvade och kompetenta människor inte överdriver självständigt tänkande när de är på arbetet?

Mats Alvesson, organisations- och ledningsforskare vid Lunds universitet, gästade Forsknings- och utvecklingsenhetens forskningsfrukost den 9 november, och föreläste på temat ”Funktionell dumhet inom offentlig sektor”.

I den efterföljande panelen deltog följande personer:
– Ann-Marie Ståhlgren, enhetschef styrning och ekonomi, stadsledningsförvaltningen
– Micco Grönholm, Head of future, stadsledningsförvaltningen
– Anders Mellberg, kommunikationsdirektör Malmö stad

Mats Alvesson, organisations- och ledningsforskare vid Lunds universitet, gästar vår forskningsfrukost och föreläser på temat ”Funktionell dumhet inom offentlig sektor”.

Posted by FoU Helsingborg on Thursday, 8 November 2018

Nytt protokoll uppe från ledningsgruppen för utveckling.

Ledningsgruppen för utveckling

Den 4 oktober samlades ledningsgruppen för utveckling med sysselsättningsuppdrag från kommunfullmäktige på agendan.

Det finns ett uppdrag från kommunfullmäktige om hur socialförvaltningen kan skapa sysselsättning för personer med missbruk-, beroende- och psykiatrisk problematik som står långt ifrån arbetsmarknaden. Läs mer..